1.4.1. Оформление трудовой книжки. Общие требования

Рассмотрение порядка ведения трудовых книжек представляется целесообразным начать с общих требований к оформлению записей. Эти требования распространяются на:

технику оформления записей;

язык оформления записей;

состав записей;

содержание записей;

оформление отдельных элементов записей.

К основным требованиям по оформлению трудовых книжек относятся:

технические требования к оформлению записей;

требования к языку записей;

требования к составу записей;

требования к содержанию записей;

требования к оформлению отдельных элементов.

Технические требования к оформлению записей изложены в Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв.

Это требование не является формальным. Выбор технического средства записи, а также способа фиксации информации в составе записи обусловлен необходимостью ее предохранения от порчи - например, вследствие выцветания пасты (чернил), их растекания по поверхности бумаги вследствие избыточного воздействия влаги или (и) температуры.

Трудовая книжка используется не только в период трудовых отношений, но и после их окончания, поскольку содержит в концентрированном виде важнейшие сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000, относит трудовые книжки работников к числу документов по личному составу (кадрам), предельный срок хранения которых согласно Федеральному закону от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ" определен в 75 лет.

Инструкция предписывает производить записи в трудовой книжке без каких-либо сокращений.

Наконец, еще одно существенное техническое требование к записям в составе разделов документа зафиксировано в п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Это требование предусматривает наличие у каждой записи своего порядкового номера в пределах соответствующего раздела. То есть каждая запись, вносимая в трудовую книжку, должна иметь очередной порядковый номер.

Требования к языку оформления записей вытекают из соответствующих положений Правил ведения и хранения трудовых книжек. Согласно п. 6 Правил в общем случае трудовые книжки должны вестись на государственном языке Российской Федерации. В том случае, однако, если предприятие осуществляет свою деятельность на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, ведение трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации производиться и на государственном языке этой республики. Таким образом, каждая вносимая в трудовую книжку запись должна воспроизводиться сначала на русском языке, а затем - на государственном языке соответствующей республики.

Требования к составу записей закреплены в положениях Правил ведения и хранения трудовых книжек, которые, в свою очередь, базируются на соответствующих положениях ТК РФ. Правила предусматривают внесение в трудовую книжку следующих видов записей (сведений): записи (сведения)о работнике; записи (сведения) о работе; записи (сведения) о награждении.

Заметим, что это требование нашло свое отражение и в форме бланка трудовой книжки, в которой для внесения перечисленных видов записей предусмотрены соответствующие листы (разделы).

Сведения о работнике включают сведения о фамилии, имени и отчестве работника, а также сведения об образовании, профессии, специальности работника. Эти сведения фиксируются на титульном листе трудовой книжки.

сведения о выполняемой работником работе (трудовой функции);

сведения о переводе работника на другую постоянную работу (в том числе к другому работодателю);

сведения о прекращении трудового договора с работником (его увольнении); иные сведения о работе, внесение которых в трудовую книжку предусмотрено законодательством, иными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами.

Уточним, что к числу последних в соответствии с Правилами и Инструкцией по заполнению трудовых книжек могут быть отнесены:

сведения о присвоении работнику в период работы нового разряда (класса, категории и т.п.); сведения об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;

сведения о работе по совместительству;

сведения о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж работника;

сведения о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа работника;

сведения о времени военной службы либо времени службы работника в органах внутренних дел и таможенных органах;

сведения о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Сведения о награждении подлежат фиксации в разделе "Сведения о награждении" и включают:

сведения о награждении работника государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

сведения о награждении работника почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом предприятием или вышестоящими организациями (органами управления (власти));

сведения о других видах поощрения работника, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине, за исключением премий, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых работнику на регулярной основе.

Требования к содержанию записей также закреплены в соответствующих положениях Правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Не вдаваясь сейчас в подробности, обратим внимание уважаемых читателей на три общих требования, предъявляемых к содержанию записей, которые можно сформулировать следующим образом:

полнота содержания записей, предполагающая включение в нее всех необходимых сведений (элементов), таких, в частности, как порядковый номер записи, ее дата, номер, дата и наименование документа, на основании которого та или иная запись вносится в трудовую книжку, и т.д.;

соответствие формулировок записей положениям трудового законодательства и (или) приказа (распоряжения) - например, приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, его переводе на другую постоянную работу, об увольнении работника и т.п.;

соответствие записей фактическому положению дел, в том числе в случаях, когда по тем или иным обстоятельствам в ранее оформленные записи вносятся изменения (исправления).

Подчеркнем, что наличие документального основания для внесения записи соответствующего содержания в трудовую книжку является обязательным.

Подытоживая характеристику требований к оформлению записей в трудовой книжке, скажем несколько слов о требованиях, установленных в отношении оформления отдельных элементов соответствующих записей. Поясним, что эти требования регламентируют порядок оформления некоторых сведений в составе записей о работнике, а также дат, заверительных надписей и некоторых иных видов записей (в частности, записей о выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее), вносимых в трудовую книжку.

Так, фамилия, имя и отчество работника вносятся в трудовую книжку в именительном падеже, без сокращений и (или) замены имени (отчества) инициалами. Аналогичные правила распространяются и на порядок внесения в трудовую книжку сведений о дате рождения работника.

Что касается оформления дат, то в соответствии с п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек записи дат во всех разделах документа должны производиться арабскими цифрами. При этом число и месяц обозначаются двумя парами двузначных чисел, а год - четырехзначным числом, отделяемыми друг от друга точками.

Заверительная надпись, вносимая в трудовую книжку на титульном листе при оформлении документа, должна включать только разборчивую личную подпись работника, ответственного за ведение трудовых книжек на предприятии. Подлинность подписи подлежит удостоверению оттиском печати.

Формулировки записей о выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее должны в точности соответствовать формулировкам, указанным в Правилах ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Уточним, что такие записи могут оформляться от руки либо посредством простановки штампа ("Дубликат", "Взамен выдан дубликат", "Выдан вкладыш" и т.п.) с указанием серии и номера выданного документа на оригинале трудовой книжки.

Титульный лист трудовой книжки (не приводится).

А так выглядит раздел "Сведения о работе" (не приводится).

Общий вид раздела "Сведения о награждении" выглядит так (не приводится).

Вкладыш в трудовую книжку должен выглядеть так (не приводится).